Почему ноль списаний — не всегда хороший показатель

Задача бизнеса — не просто добиться минимальных потерь. Гораздо важнее найти баланс между свежестью продукции, наличием востребованных позиций и объёмом производства.

Почему возникают списания в пекарне

В отличие от товаров с длительным сроком хранения, свежая выпечка имеет ограниченный период реализации. Покупатель ожидает увидеть на витрине свежий хлеб, горячую выпечку, десерты и готовые перекусы — причём не только утром, но и вечером. Поэтому определённый уровень списаний продукции естественен для бизнеса, который работает со свежими продуктами.

Причины могут быть разными:

• выпустили больше продукции, чем потребовалось в этот день;
• неправильно спрогнозировали спрос;
• изменилась погода или покупательский трафик;
• конкретная позиция потеряла популярность;
• неправильно распределили объём выпечки в течение дня;
• ассортимент оказался слишком широким для конкретной точки;
• спрос изменился из-за праздников, выходных или сезонности.

Само по себе наличие списаний ещё не говорит о том, что пекарня работает плохо. Намного важнее понимать, что именно списывается, в каком количестве, в какое время и почему это происходит.

Представим, что популярный хлеб обычно заканчивается к 18:00, хотя пекарня работает до 21:00. Формально всё выглядит прекрасно: весь произведённый хлеб продан, списания выпечки отсутствуют. Но с 18:00 до закрытия в пекарню продолжают заходить гости. Часть из них хотела купить именно этот хлеб и уходит без покупки либо выбирает меньше товаров, чем планировала. В отчёте этих потерь не видно. Именно поэтому ноль списаний не означает максимальную эффективность. Иногда он означает, что предприятие производит меньше, чем способно продать.

Так возникает упущенный спрос — товары могли быть проданы, но их просто не оказалось в наличии. Для рентабельности пекарни важно учитывать обе стороны:

• излишнее производство → рост списаний;
• недостаточное производство → потерянные продажи.

Задача заключается в поиске точки между этими двумя крайностями. Одна из ошибок в управлении пекарней — рассматривать все списания одинаково. Небольшой остаток может быть следствием того, что витрина оставалась наполненной до конца рабочего дня. Поэтому качественный учёт списаний должен отвечать сразу на несколько вопросов:

• какие позиции списываются чаще остальных;
• в какие дни возникает избыток;
• в какое время товар перестаёт продаваться;
• как связаны продажи и объём производства;
• существуют ли товары, которые регулярно заканчиваются слишком рано;
• меняется ли спрос в будни и выходные.

Так списания превращаются из строки расходов в источник данных для управленческих решений.

Решение проблемы кажется очевидным: если вечером остаётся много товара, нужно просто печь меньше. Но подобный подход работает далеко не всегда. Например, сокращение всей выпечки на 10% одновременно уменьшит производство как слабых, так и самых востребованных позиций. В результате списаний действительно может стать меньше, но вместе с ними снизится и выручка.

Поэтому грамотное планирование производства в пекарне строится не от общей цифры, а от спроса на конкретный товар. Для каждой позиции нужно учитывать:

• продажи;
• день недели;
• сезонность;
• особенности локации;
• праздники;
• изменения ассортимента.

Так появляется прогноз спроса в пекарне, на основе которого можно определить, что и в каком количестве необходимо производить. Причём планирование должно происходить не только по дням, но и внутри дня. Для ряда позиций эффективнее делать несколько небольших допеканий, чем сразу производить весь дневной объём утром. Это одновременно помогает сохранять свежесть продукции и точнее реагировать на фактический спрос.

Универсальной цифры, до которой необходимо сократить остатки, не существует. Разные категории продукции имеют разную оборачиваемость, маржинальность и динамику спроса. Поэтому вопрос как уменьшить списания в пекарне лучше начинать не с установки жёсткого процента, а с системы работы с данными:

• фиксировать списания по каждой позиции, а не только общую сумму;
• сравнивать их с продажами. Если товар регулярно заканчивается задолго до закрытия, снижение списаний по нему не должно быть целью;
• анализировать продажи. Это помогает понять, когда действительно возникает спрос и в какое время требуется дополнительная выпечка;
• корректировать объёмы производства постепенно;
• учитывать сезонность и особенности конкретной локации. Одинаковая товарная матрица может показывать совершенно разные результаты в жилом районе, около офиса или рядом с учебным заведением.

Таким образом, оптимизация списаний — это не отдельная задача, а часть общей системы управления спросом. При анализе эффективности необходимо учитывать одновременно себестоимость выпечки, продажи, валовую прибыль, остатки и потенциально упущенный спрос.
Изолированная борьба только со списаниями может привести к неправильным решениям.

Если рассматривать пекарню как бизнес, списания нельзя оценивать исключительно как негативный показатель. Плохо не наличие остатков само по себе. Плохо, когда предприниматель не знает причин их появления и никак не использует эти данные.

Эффективная модель выглядит иначе:

• спрос прогнозируется;
• объём производства корректируется;
• ассортимент регулярно анализируется;
• популярные позиции доступны гостям;
• товары со слабым спросом не производятся в избыточном количестве;
• результаты сравниваются из недели в неделю.

Именно поэтому при желании открыть пекарню важно заранее продумать не только рецептуры, оборудование и интерьер, но и систему аналитики производства. В сети «Жар Свежар» управление ассортиментом и объёмом производства является частью общей операционной модели. Данные действующих точек позволяют анализировать продажи, корректировать объёмы продукции и искать баланс между наличием свежей выпечки и избыточными остатками. Для партнёра франшиза пекарни в этом случае означает не только использование известного бренда и готового ассортимента, но и доступ к накопленному опыту работы с показателями, которые напрямую влияют на экономику точки.

Идеальная картина для пекарни — не обязательно пустая витрина перед закрытием.
Главный показатель эффективности — насколько точно производство соответствует реальному спросу. Если продукции постоянно не хватает, бизнес теряет покупателей и выручку. Если её систематически производится слишком много, растут списания и расходы. Поэтому эффективное управление пекарней находится между этими двумя состояниями.

Списания нужно сокращать там, где они появляются из-за ошибок прогнозирования, избыточного производства или слабой товарной позиции. Но сокращать их любой ценой — значит рисковать доступностью продукции и продажами. В конечном счёте выигрывает не пекарня с красивым показателем «0% списаний», а та, которая лучше понимает свой спрос и умеет выпускать нужный товар в нужном количестве и в нужное время.